Ficha de EPI: dicas para preencher, entregar e conferir na obra

O auditor chega no canteiro e pede a ficha de EPI do carpinteiro que entrou há dois meses. O almoxarife acha a pasta, e a última linha diz só "luva", sem CA e sem data, com uma rubrica que ninguém reconhece. A entrega pode até ter acontecido, mas o papel não mostra. Este guia de segurança do trabalho junta dicas práticas para a ficha de EPI: o que a NR-6 pede, o que vale anotar, como fazer a entrega e onde quase todo canteiro erra.

O que a NR-6 pede e o que é costume

Antes das dicas, vale separar a norma do costume. A NR-6 manda a organização registrar o fornecimento do EPI, mas deixa o formato livre:

Cabe à organização, quanto ao EPI: [...] d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico. (NR-6, item 6.5.1)

No mesmo item estão outros deveres que pesam na ficha: comprar só EPI aprovado (alínea a), orientar e treinar (b), fornecer de graça, adequado ao risco e em perfeito estado (c), exigir o uso (e) e substituir na hora quando danificado ou extraviado (g). Quem usa sistema eletrônico precisa conseguir tirar relatórios dele (item 6.5.1.1). Para EPI descartável e creme de proteção, quando não der para registrar cada entrega, a empresa deve deixar o material na embalagem original, em quantidade suficiente, no local de trabalho (item 6.5.1.2).

A norma não traz uma lista de campos obrigatórios para a ficha. Os campos sugeridos abaixo são boa prática de quem já precisou mostrar uma ficha, e não exigência do texto legal. O texto oficial está no site do Ministério do Trabalho e Emprego, na versão de 16/01/2025.

O que vale anotar em cada ficha

Uma ficha boa responde sem ajuda a quatro perguntas: quem recebeu, o quê, quando e por quê. No cabeçalho, ponha o nome completo, a função, a obra e, se for terceirizado, a empresa dele. Nas linhas, cada entrega:

O motivo é o campo que quase ninguém usa, e é o que mais explica a história. Três capacetes em quatro meses parece desperdício. Com "queda de material, casco trincado" anotado na segunda troca, vira um registro de que a empresa trocou na hora, como pede a alínea g do item 6.5.1.

Antes de entregar, confira o próprio equipamento

O CA da ficha deve ser o que está no EPI, e não o da nota fiscal ou o do pedido de compra. A NR-6 diz que todo EPI deve trazer, de forma legível e que não apague, o nome do fabricante ou importador, o lote e o número do CA (item 6.9.3). E só pode ser vendido ou usado com a indicação do CA (item 6.4.1). Fornecedor troca de modelo sem avisar, e o lote novo pode ter outro número.

Dicas para o almoxarifado:

• Ao receber um lote, abra uma unidade e compare o CA gravado com o que você usa nas fichas.
• Confira a situação do CA na consulta do Ministério do Trabalho antes de comprar de novo o mesmo item.
• Siga a validade e as condições de guarda que o fabricante informa. A NR-6 exige isso no fornecimento (item 6.9.2.1.1). Respirador guardado no sol do contêiner ou protetor auricular fora da embalagem perdem o sentido.
• Se o descartável sair da embalagem original, deixe à vista, no ponto de entrega, a identificação do produto, o fabricante, o lote, a validade e o CA (item 6.5.1.2.1).

O kit também precisa bater com a função. A NR-6 pede que a seleção do EPI considere a atividade, os riscos avaliados, a adequação ao trabalhador e o conforto (item 6.5.2) e que essa seleção seja registrada, podendo integrar o PGR (item 6.5.2.1). Na prática, tenha uma lista por função (armador, pedreiro, eletricista, servente) e monte a ficha a partir dela. Assim ninguém sai do almoxarifado só com bota e capacete porque estava com pressa.

O momento da entrega é treinamento

Na entrega, a norma pede mais do que entregar o EPI na mão. A organização deve passar informações baseadas no manual do fabricante: o que é o equipamento, contra qual risco ele protege, as limitações, como usar e ajustar, quando trocar e como limpar e guardar (NR-6, item 6.7.2). Quando as características do EPI exigirem, deve haver treinamento sobre ele (item 6.7.2.1).

No canteiro, isso cabe em poucos minutos se for feito com o equipamento na mão:

• Ajuste o capacete na cabeça da pessoa e mostre a jugular presa.
• Faça o servente colocar o protetor de inserção e conferir a vedação na sua frente.
• No cinturão, mostre onde fica a etiqueta e o que reprova o equipamento na inspeção antes do uso.
• Pergunte o número do calçado em vez de entregar "o que tem".

Só depois a pessoa assina, na hora, na frente de quem entregou. Ficha que fica "para assinar depois" volta dias mais tarde incompleta, ou não volta. Se o trabalhador tiver dificuldade de leitura, leia em voz alta o que está sendo entregue antes da assinatura. Isso é boa prática, não exigência da norma, mas evita o "eu não sabia o que estava assinando".

Troca, dano e extravio

A NR-6 divide a responsabilidade. O trabalhador deve usar o EPI só para o fim a que se destina, cuidar da limpeza, da guarda e da conservação e avisar quando o equipamento for extraviado, danificado ou ficar impróprio (item 6.6.1). A empresa deve substituir de imediato (item 6.5.1, alínea g) e cuidar da higienização e da manutenção periódica quando o fabricante indicar esses procedimentos (alínea f).

A norma não fixa prazo de troca para cada EPI. A empresa pode definir procedimentos próprios de higienização, manutenção e substituição, desde que informe os empregados (item 6.5.1.3). Para saber quando trocar, use o manual do fabricante. Ele deve informar, quando for o caso, o número de higienizações a partir do qual a proteção original não é mais garantida (item 6.8.1.1).

Uma dica que resolve muita discussão: troque no ato e anote o motivo na mesma linha. Não segure a luva rasgada "até chegar o pedido". Deixe com o encarregado uma pequena reserva dos itens que mais estragam, para a frente de serviço não parar e ninguém trabalhar sem proteção.

Erros comuns na ficha de EPI

• Ficha assinada em branco. Colher a assinatura na admissão e preencher as linhas depois tira o sentido do registro.
• Descrição genérica. "Máscara" pode ser respirador PFF2 ou máscara de pano. Escreva o tipo.
• CA copiado de outro lugar. Número tirado da nota ou de um lote antigo, que não bate com o equipamento entregue.
• Data retroativa. Preencher no fim do mês com a mesma data em todas as linhas é o tipo de detalhe que chama atenção numa auditoria.
• Ficha que não acompanha a pessoa. O trabalhador muda de obra e a ficha fica na pasta da obra antiga. Ninguém acha a última entrega.
• Terceirizado sem registro. A construtora entrega o EPI ao pessoal da empreiteira e ninguém anota, porque "é com a empreiteira". Combine por escrito quem fornece e quem registra. Se quem entregou foi a construtora, registre a entrega com a empresa do trabalhador identificada.
• Assinatura de outro. O encarregado assina pela equipe para adiantar. Não adianta nada.

Como conversar com a equipe sobre a ficha

Muita gente no canteiro vê a ficha como um papel que serve só para a empresa se defender. Vale explicar que ela também protege o trabalhador. Ela mostra que ele recebeu o tamanho certo, que pediu a troca e foi atendido, que estava com o equipamento adequado à função. É o histórico dele.

Use a ficha para ouvir. A NR-6 manda considerar o conforto e a adequação ao empregado, "segundo avaliação do conjunto de empregados" (item 6.5.2, alínea f), e diz que a seleção do EPI deve ser feita após ouvir os usuários e a CIPA ou o nomeado (item 6.5.2.2). Quando alguém troca a luva toda semana ou devolve o óculos embaçado, pergunte o porquê. Às vezes o modelo é ruim para aquela tarefa, e a conversa vale mais que a cobrança.

Um DDS curto sobre o assunto funciona bem: mostre uma ficha bem preenchida e uma ruim, sem nome de ninguém, e pergunte qual delas ajuda o trabalhador num acidente. E o exemplo vem de cima. Encarregado e engenheiro que entram na frente de serviço sem EPI perdem a moral para cobrar.

O que fazer na segunda-feira

1. Pegue cinco fichas ao acaso e veja se cada linha tem descrição, CA, quantidade, data, motivo e assinatura.
2. Compare o CA de duas fichas com o gravado no estoque atual.
3. Revise a lista de EPI por função e confira se ela está registrada junto do PGR.
4. Combine com o almoxarife que nenhuma entrega sai sem assinatura na hora.
5. Deixe uma reserva de troca com cada encarregado.

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