Modelo de ficha de EPI pela NR-6: passo a passo no celular

Quem procura um modelo de ficha de EPI em segurança do trabalho quase sempre tem o mesmo problema: a ficha existe, mas ninguém acha. Ela está numa pasta da portaria, numa foto no WhatsApp do encarregado ou num PDF que a empreiteira mandou há três meses. Quando o auditor chega ao canteiro, a ficha de entrega de EPI é um dos primeiros papéis que ele pede, junto com o PGR e os comprovantes de treinamento.

Neste tutorial você vê o que a NR-6 exige no fornecimento de EPI, o que faz uma ficha ser boa de verdade e como registrar a entrega pelo CanteiroDocs, do celular do encarregado até o ZIP que você entrega na fiscalização.

O que a NR-6 exige sobre o registro de EPI

A norma não traz um modelo pronto de ficha. Ela diz o que a organização precisa fazer e deixa o formato livre. O item central é este:

Cabe à organização, quanto ao EPI: [...] d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico. (NR-6, item 6.5.1, alínea d)

No mesmo item 6.5.1 estão as outras obrigações que a ficha ajuda a comprovar: adquirir só EPI aprovado pelo órgão competente (alínea a), orientar e treinar o empregado (alínea b), fornecer de graça o EPI adequado ao risco (alínea c), exigir o uso (alínea e) e trocar na hora o EPI danificado ou extraviado (alínea g).

Três pontos da norma que mudam a forma de trabalhar:

• Sistema eletrônico vale, mas precisa gerar relatório. Se a empresa adotar sistema eletrônico para registrar o fornecimento, ele deve permitir a extração de relatórios (NR-6, item 6.5.1.1).
• A seleção do EPI também é registrada. Ela pode fazer parte do PGR ou ser referenciada nele (NR-6, item 6.5.2.1).
• Descartável tem regra própria. Quando não der para registrar EPI descartável e creme de proteção, a organização deve garantir que eles estejam disponíveis na embalagem original, em quantidade suficiente, com reposição imediata (NR-6, item 6.5.1.2).

O texto oficial, na versão de 16/01/2025, está no site do Ministério do Trabalho e Emprego.

O que não pode faltar numa boa ficha de EPI

Como a norma não fixa os campos, quem define a ficha é a empresa. Na prática do canteiro, uma ficha bem feita tem:

• nome do colaborador, função e empresa (própria ou terceirizada);
• obra onde ele trabalha;
• cada item entregue, com quantidade e data da entrega;
• número do CA de cada equipamento, que ajuda a mostrar que o EPI comprado era aprovado (item 6.5.1, alínea a);
• motivo da entrega: primeira entrega, troca por desgaste, dano ou extravio;
• registro de que houve orientação sobre o uso daquele EPI;
• assinatura do colaborador.

Sobre a orientação, a NR-6 é específica. Na entrega, a organização deve informar, conforme o manual do fabricante, a descrição do equipamento, o risco contra o qual ele protege, as restrições e limitações, a forma de uso e ajuste, a manutenção e substituição e os cuidados de limpeza e guarda (NR-6, item 6.7.2). Quando as características do EPI pedem, também é preciso treinamento (NR-6, item 6.7.2.1). Um cinto paraquedista não se entrega como se entrega uma luva.

Passo a passo: a ficha de EPI no CanteiroDocs

O caminho abaixo usa as telas do CanteiroDocs.

1. Confira a seleção antes de entregar. Antes de abrir a ficha, veja se o EPI que vai para a frente de serviço é o que está na seleção registrada no PGR (NR-6, item 6.5.2.1). A ficha registra a entrega. Ela não corrige uma seleção errada.

1. Faça a orientação na hora da entrega. O encarregado ou o técnico explica uso, ajuste, limitações e guarda, como pede o item 6.7.2. O DDS do dia ajuda a reforçar o assunto com a turma: a tela de DDS no celular do encarregado mostra os tópicos e a presença da equipe, e o pessoal marca presença pelo link que chega no WhatsApp. Assim fica registrada a presença da equipe no DDS. Mas a orientação do item 6.7.2 é sobre o EPI que cada pessoa recebe, então registre a orientação também na própria ficha de entrega de cada colaborador.

1. Registre a entrega no celular. Na tela da ficha de EPI, o encarregado ou o mestre registra os itens entregues e o colaborador assina no celular. A tela mostra a ficha assinada com a lista de itens. Não sobra papel para guardar na portaria nem foto para mandar depois.

1. Peça à terceirizada as fichas dos colaboradores dela. Quando quem entrega o EPI é a empreiteira, mande o link de envio. A terceirizada abre a tela no celular, sem login, e envia os documentos dos seus colaboradores, inclusive as fichas de EPI. Ela nunca paga. Se preferir, você mesmo arrasta os PDFs que já recebeu.

1. Confira o que a IA leu. A tela de documentos traz a lista do que foi lido, com tipo, emissor, validade e situação de cada um. A IA lê o que está impresso. O que não consta no documento fica em branco: o sistema nunca inventa uma data. Ficha de EPI normalmente não tem validade impressa, então quem define o período de renovação é a sua empresa. Documento sem data não conta como em dia e fica como a classificar até alguém decidir.

1. Veja quem está apto na obra. Na tela da obra, cada colaborador aparece em dia, vencendo, vencido ou a classificar, com o carimbo de apto ou não apto. Quem libera é você, técnico ou engenheiro, e a liberação fica registrada com nome e hora. Na tela da portaria, quem está no portão confere quem pode entrar hoje.

1. Registre cada troca quando o EPI for danificado ou perdido. A NR-6 pede substituição imediata (item 6.5.1, alínea g). Registre cada troca numa nova ficha de entrega, com os itens, o motivo e a assinatura do colaborador. São essas fichas que mostram que a empresa trocou o EPI, e não só entregou uma vez.

1. Na fiscalização, entregue o ZIP. Quando o auditor pedir os documentos, você tira o ZIP com eles, pronto para entregar. É uma forma de levar ao auditor o que já está organizado por obra, sem caçar papel na portaria.

Erros comuns que derrubam uma ficha

• Ficha assinada em branco, preenchida depois pelo almoxarifado. Não mostra o que foi entregue nem quando.
• Um registro só para o ano inteiro, sem as trocas. O auditor vê capacete entregue em janeiro e nenhuma reposição registrada.
• CA vencido ou sem CA, o que enfraquece a prova de que o EPI era aprovado.
• Orientação sem registro individual. A presença no DDS mostra quem estava na conversa, não que cada pessoa foi orientada sobre o EPI que recebeu.
• Ficha da terceirizada que nunca chegou. A construtora responde pela segurança de quem trabalha no canteiro, inclusive do terceirizado (Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 3º). Se a ficha da empreiteira não está com você, para a fiscalização ela não existe.

O que muda na sua rotina

Na segunda-feira, antes de a equipe chegar, você abre o painel e vê, obra por obra, quantos estão em dia, vencendo e vencidos. As fichas de EPI deixam de ser papel solto: o encarregado registra a entrega no celular, a terceirizada manda as dela pelo link e tudo vai para a mesma lista de documentos.

No fim do mês, o relatório mostra as terceirizadas com pendências, com as reincidentes no topo. Assim você cobra quem atrasa sempre, e não todo mundo.

O CanteiroDocs não substitui a orientação e o treinamento que a NR-6 pede, nem decide por você o que está certo. O que ele faz é manter tudo no radar e registrar cada entrega e cada liberação com nome e hora. Se quiser testar com uma obra real, comece grátis no CanteiroDocs.